Vorbereitung

Jedes Ereignis ist einzigartig. Eine detaillierte Vorbereitung auf alle möglichen Überraschungen bei einer Katastrophe, Notlage, Pandemie oder einem Grossereignis ist daher nicht möglich. Dennoch: Die Grundlagen für die internen Kommunikationsabläufe und für die Information der Bevölkerung sind bei allen Ereignissen gleich und lassen sich vorbereiten. Daher schreibt die Informationsverordnung des Kantons Bern vor, dass Führungsorgane aller Stufen ein Konzept für die Informationsvermittlung (Kommunikationskonzept) zu erstellen haben. Darin soll das Grundsätzliche vorbereitet und geregelt sein, um im Ernstfall möglichst viel Raum und Zeit für die Bearbeitung des Unerwarteten zur Verfügung zu haben.

Das Kommunikationskonzept soll insbesondere die Zuständigkeiten und die Abläufe definieren. Ebenfalls sollen die erforderliche Infrastruktur, die möglichen Mittel für die Information der Bevölkerung sowie die möglichen Ereignisse und ihre Auswirkungen geklärt werden. Das ermöglicht im Ernstfall eine rasche Aufnahme der Informationstätigkeit.

Trotz der technologischen Entwicklung (Internet, Social Media, usw.) sind die Medien nach wie vor wichtige Partner bei der Information der Bevölkerung. Sie werden rasch Informationen einholen und Bilder/Videos des Ereignisses sowie Statements von Betroffenen online, auf Social Media, im Fernsehen oder über Radio publizieren. Von Beginn weg richtig zu agieren und zu reagieren, setzt eine gute Vorbereitung voraus. Denn eine kompetente Initialkommunikation prägt das Image für die weitere Informationstätigkeit der jeweiligen Institution.

Das Informationsbedürfnis der Medien bleibt in der Regel über die gesamte Dauer eines Ereignisses hoch; dies widerspiegelt das Anliegen der Bevölkerung, die über die letzte Entwicklung von Ereignissen und Krisen informiert sein möchte und sich auch aktiv auf verschiedenen Kanälen um diese Informationen bemüht.

Die Informationen sollen für die verschiedenen Informationsmittel kanalgerecht bereitgestellt werden. Wichtig ist dabei, dass der Inhalt der Informationen übereinstimmend ist.

Medienmitteilungen, Merkblätter oder Dokumentationen sollen auf der Website zugänglich sein. Wichtige Botschaften können auch speziell für Online-Kanäle (Website, Intranet, soziale Medien) aufbereitet und publiziert werden.

Wenn möglich sind bereits bestehende und damit bekannte Websites (z.B. Website der Gemeinden) für die Informationsvermittlung nutzen, um dort die Informationen webtauglich aufzubereiten. Die Leserschaft erwartet aktuelle und korrekte Inhalte. Veraltetes löschen und nur fundierte Inhalte aufschalten. Urheberrechte und Persönlichkeitsrechte sind einzuhalten.

Klare Absprachen mit den Akteuren treffen: Wer hat wofür die Kommunikationshoheit? Die Anderen leiten nur weiter oder verlinken.

Eignen sich die existierenden Websites nicht oder braucht es einen übergeordneten Auftritt, kann im Krisenfall auch eine spezielle Internetseite vorbereitet werden, die bei Bedarf rasch online gehen kann und als Informationsplattform mit einer einfachen, einprägsamen URL dient (Informationen an die Bevölkerung, Medienmitteilungen, Links auf andere Stellen, die am Ereignis beteiligt sind).

Wichtig:
Die Bevölkerung kennt die internen Absprachen nicht: Sie muss bei allen Akteuren dieselben Informationen finden.

Bei der Information ist auf eine allgemein verständliche Sprache zu achten, wenn möglich in beiden Amtssprachen.

Bei grösseren Katastrophen mit ausländischen Beteiligten, vor allem in Tourismusdestinationen im Oberland, soll wenn möglich auch in Englisch kommuniziert werden, insbesondere auf Flugblättern und Internet (planbare, langanhaltende Ereignisse). Bei Fremdsprachen sind Übersetzungen zu organisieren. Die Inhalte sind entsprechend dem Medienkanal aufzubereiten.