Checkliste: Inhalte des Kommunikationskonzepts
Inhalte des Kommunikationskonzepts
Definieren Sie, was Ihr Kommunikationskonzept enthalten muss, damit es Ihnen und Ihren Stellvertreterinnen und Stellvertretern im Ereignisfall einen möglichst grossen Nutzen bringt. Sie können die Inhalte mit Hilfe der untenstehenden Checklisten definieren.
Verantwortungsbereiche
Definieren Sie die Verantwortungsbereiche.
- Legen Sie fest, wer für die Kommunikation nach innen und aussen zuständig ist
- Legen Sie fest, für welche Informationsaufgaben der Chef/die Chefin des Führungsorgans oder eine andere Person und für welche der Fachbereichsleiter Information zuständig ist.
Adressverzeichnis
Erstellen Sie ein Adressverzeichnis.
- Erstellen Sie ein Verzeichnis mit Telefon, Handy, E-Mail, evtl. Fax von allen relevanten Medienredaktionen.
- Erstellen Sie ein Verzeichnis mit Telefon, Handy, E-Mail, evtl. Fax von Personen, die im Ereignisfall für die Erfüllung der Informationstätigkeit relevant sind.
Zielgruppen
Definieren Sie die Zielgruppen Ihrer Öffentlichkeitsarbeit und Ereigniskommunikation.
Um sicherzustellen, dass Sie im Ereignisfall alle Ihre wichtigen Zielgruppen zum richtigen Zeitpunkt informieren können, sollten diese im Kommunikationskonzept klar festgelegt werden. Es ist zudem sinnvoll zu definieren, wer wann informiert werden muss.
Intern vor extern!
Auch im Ereignisfall gilt: Intern vor extern! Informieren Sie immer zuerst ihre internen Partnerinnen und Partner (Mitglieder des Führungsorgans, Gemeinde, Regierungsstatthalteramt usw.), bevor Sie beispielsweise eine Mitteilung an die Medien versenden.
Die folgenden Checklisten sind nicht abschliessend, helfen Ihnen jedoch, die für Sie wichtigen internen und externen Zielgruppen festzulegen.
Intern (Gemeinde)
- Behörden und Partnerorganisationen
- Kadermitarbeitende der Gemeinde
- Mitarbeitende
- Angehörige der Mitarbeitenden
- Gemeinderat, Gemeindeparlamentarier, Kommissionen
- Angehörige des Führungsorgans inkl. allfällig involvierte weitere Dienste (Schnittstellen beachten)
- Schulen
- Instanzen, gegenüber denen eine Orientierungspflicht besteht (z.B. Regierungsstatthalter, Oberingenieurkreis)
Extern (Öffentlichkeit)
- Direktbetroffene
- Angehörige der Direktbetroffenen
- Bevölkerung
- Print- und Onlinemedien, Radio, TV, Internet, soziale Medien