Concept de communication

Définissez ce que votre concept de communication doit contenir afin d’en tirer le meilleur profit pour vous et les personnes qui vous suppléent en cas d’événement majeur. Vous pouvez définir ces contenus à l’aide des listes de contrôle ci-dessous. 

Définissez les domaines de responsabilité. 

• Déterminez qui est compétent pour la communication interne et qui est compétent pour la communication externe. 
• Déterminez quelles tâches d’information incombent au responsable de l’information et quelles tâches d’information incombent au chef de l’organe de conduite ou à une autre personne.

Créez des carnets d’adresses.

• Créez un carnet d’adresses des rédactions de tous les médias pertinents, avec numéros de téléphone fixe et mobile, adresses électroniques et, le cas échéant, numéros de fax. 
• Créez un carnet d’adresses des personnes susceptibles de contribuer à l’activité d’information en cas d’événement, avec numéros de téléphone fixe et mobile, adresses électroniques et, le cas échéant, numéros de fax. 

Définissez les groupes cibles de votre travail de relations avec les médias et de communication en cas d’événement. 

Il est important de définir clairement les groupes cibles dans le concept de communication afin de vous assurer que vous informerez bien tous les groupes cibles importants en cas d’événement. Il est en outre utile de préciser quand il faut informer quels groupes cibles.

La communication interne passe toujours avant la communication externe, même en cas d’événement majeur ! Informez d’abord vos partenaires internes (membres de l’organe de conduite, commune, préfecture, etc.) avant d’envoyer un communiqué de presse aux médias par exemple.

Les listes de contrôle ci-dessous ne sont pas exhaustives, mais elles vous aideront à déterminer les groupes cibles internes et externes importants pour vous. 

• Autorités et organisations partenaires
• Cadres de la commune
• Personnel de la commune
• Proches des membres du personnel
• Conseillers communaux, parlementaires communaux, commissions
• Membres de l’organe de conduite, y compris autres services pouvant être impliqués (faire attention aux interfaces)
• Écoles
• Instances envers lesquelles il existe un devoir d’information (p. ex. préfecture, arrondissement d’ingénieur en chef) 

• Personnes directement concernées
• Proches des personnes directement concernées
• Population
• Presse écrite et en ligne, radio, TV, Internet, réseaux sociaux